Les sociétés commerciales et les personnes morales de droit privé non commerçantes ayant une activité économique, lorsqu’elles emploient au moins 300 salariés ou réalisent un chiffre d’affaires annuel net d’au moins 18 millions d’euros, sont tenues d’établir périodiquement des documents comptables et financiers destinés à prévenir les difficultés des entreprises.
Ces obligations sont prescrites par les articles L. 232-2 à L. 232-4 et R. 232-3 à R. 232-7 du code de commerce, pour les sociétés commerciales, et par les articles L. 612-2 et R. 612-3 du même code pour les personnes morales de droit privé non commerçantes ayant une activité économique.
Personnes morales soumises à l’obligation
Les sociétés commerciales et les personnes morales de droit privé non commerçantes ayant une activité économique qui, à la clôture d’un exercice social, répondent à l’un des deux critères suivants :
– employer au moins trois cents salariés,
– réaliser un chiffre d’affaires net d’au moins 18.000.000 euros.
Les personnes morales qui ne remplissent aucune de ces conditions pendant deux exercices successifs cessent d’être assujetties à cette obligation.
Précisions pour l’application des critères
Les salariés pris en compte sont ceux qui, par un contrat de travail à durée indéterminée, sont liés à la société et aux sociétés dont cette dernière détient directement ou indirectement plus de la moitié du capital. Le nombre de salariés est égal à la moyenne arithmétique des effectifs à la fin de chaque trimestre de l’année civile ou de l’exercice comptable lorsque celui-ci ne coïncide pas avec l’année civile.
Le montant net du chiffre d’affaires est égal au montant des ventes de produits et services liés à l’activité courante diminué des réductions sur ventes, de la taxe sur la valeur ajoutée et des taxes assimilées.
Ces précisions sont apportées par l’article R. 232-2 du code de commerce.
Documents à établir et périodicité d’établissement
Dans les quatre mois qui suivent la clôture de l’exercice précédent N-1 (au plus tard à l’expiration du quatrième mois qui suit l’ouverture de l’exercice en cours N) :
> le tableau de financement de l’exercice précédent N-1 en même temps que les comptes annuels de cet exercice N-1,
> le plan de financement prévisionnel pour l’exercice N,
> le compte de résultat prévisionnel pour l’exercice N,
> la situation de l’actif réalisable et disponible, valeurs d’exploitation exclues, et du passif exigible au second semestre de l’exercice N-1, si la société était soumise à l’obligation au titre de l’exercice N-1,
> les rapports (pouvant à notre avis être regroupés dans un unique rapport) analysant les documents précités et commentant l’évolution de la société.
Dans les quatre mois qui suivent la clôture du premier semestre de l’exercice N :
> la situation de l’actif réalisable et disponible, valeurs d’exploitation exclues, et du passif exigible au premier semestre de l’exercice N,
> le compte de résultat prévisionnel révisé pour l’exercice N,
> les rapports (pouvant à notre avis être regroupés dans un unique rapport) analysant les documents précités et commentant l’évolution de la société.
Dans les quatre mois qui suivent la clôture du second semestre de l’exercice N :
> la situation de l’actif réalisable et disponible, valeurs d’exploitation exclues, et du passif exigible au second semestre de l’exercice N,
> le rapport analysant le documents précité et commentant l’évolution de la société.
Contenu des documents
Documents comptables et financiers
Les documents doivent faire apparaître, chacun en ce qui le concerne, la situation de trésorerie de la société, ses résultats prévisionnels ainsi que ses moyens et prévisions de financement. S’il y a lieu, des informations complémentaires sont fournies en vue de permettre le rapprochement des données qu’ils contiennent de celles des comptes annuels.
Les postes du tableau de financement, du plan de financement prévisionnel et du compte de résultat prévisionnel doivent comporter l’indication du chiffre relatif au poste correspondant de l’exercice précédent.
Les postes de la situation de l’actif réalisable et disponible, valeurs d’exploitation exclues, et du passif exigible doivent comporter l’indication des chiffres relatifs aux postes correspondants des deux semestres précédents.
Le compte de résultat prévisionnel peut comporter une ou plusieurs variantes lorsque des circonstances particulières le justifient.
Rapports
Les rapports complètent et commentent l’information donnée par les documents précités. Ils décrivent les conventions comptables, les méthodes utilisées et les hypothèses retenues et en justifient la pertinence et la cohérence.
En cas de modification, d’une période à l’autre, des règles de présentation et des méthodes utilisées pour élaborer les documents, il doit en être justifié dans les rapports et l’incidence de ces modifications doit y être décrite.
Les responsables de l’établissement des rapports sont :
– dans la société anonyme (SA), le conseil d’administration ou le directoire suivant l’organisation de la direction retenue,
– dans la société par actions simplifiée (SAS), le président,
– dans les autres sociétés commerciales, le gérant,
– pour les personnes morales de droit privé non commerçantes ayant une activité économique, l’organe chargé de l’administration.
Communication des documents
Les documents et rapports doivent être communiqués dans les huit jours de leur établissement, si applicable, au commissaire aux comptes, au comité d’entreprise et au conseil de surveillance.
L’article L. 612-2 du code de commerce précise, pour les personnes morales de droit privé non commerçantes ayant une activité économique, que la communication doit être faite au comité d’entreprise ou, à défaut, aux délégués du personnel.
