En pratique, particulièrement dans la vie des affaires et surtout à l’international, les contrats sont fréquemment négociés, conclus et signés à distance, par courriel, par téléphone et par voie postale, sans que les parties organisent une réunion de signature, même lorsqu’il ne s’agit pas de contrats sous forme électronique.
Nous ne traitons pas ici des contrats à distance entre un professionnel et un consommateur au sens de l’article L. 121-16 du code de la consommation, ni des autres contrats conclus dans le cadre du commerce électronique, par l’intermédiaire d’un site Internet, ni plus généralement des contrats sous forme électronique, pour lesquels des obligations spécifiques existent (+ Contrat sous forme électronique). Nous traitons ici au contraire des contrats entre professionnels (B to B) ou entre particuliers (C to C) qui sont matérialisés par un document physique, imprimé.
En effet, il peut être nécessaire (particulièrement en raison de formalités légales devant être accomplies) ou opportun (par souci de preuve et d’archivage) de disposer d’exemplaires originaux en format papier pour certains contrats, par exemple : contrat de distribution, contrat de cession de titres de société, contrat de cession de fonds de commerce ou de droit au bail.
Comment procéder concrètement afin d’éviter une réunion de signature pour un contrat au format papier ? Voici une proposition de processus de signature consistant à circulariser des exemplaires originaux. Nous supposons que le contrat est conclu entre deux parties. Ce processus peut-être être adapté s’il y a plus de parties.
1 – Les parties se communiquent des projets, commentaires et propositions de modification par courriel, tout en échangeant parallèlement par téléphone, le cas échéant.
2 – Quant un accord est trouvé, les parties confirment leur accord sur la dernière version du projet de contrat, par échange de courriels.
3 – Une partie imprime le contrat en deux exemplaires, puis le paraphe et le signe en précisant la date et le lieu de signature.
4 – Ensuite, cette partie numérise le contrat ainsi paraphé et signé, communique à l’autre partie une copie par courriel et, parallèlement, les deux exemplaires originaux par voie postale ou par coursier. Lors de la communication par courriel, nous recommandons de préciser : “Le contrat entrera en vigueur sous réserve que vous le signiez et nous en retourniez un exemplaire original dûment paraphé et signé au plus tard le _____ [date limite]. À défaut, le contrat sera nul et non avenu”. Ce paragraphe doit être adapté, le cas échéant, en fonction des stipulations du contrat relatives à son entrée en vigueur.
5 – À réception des exemplaires originaux, l’autre partie les paraphe et les signe en précisant la date et le lieu de signature.
6 – Enfin, la partie ayant signé en dernier numérise le contrat ainsi paraphé et signé par les deux parties, communique à la partie ayant signé en premier une copie par courriel et, parallèlement, un exemplaire original par voie postale ou coursier, tout en conservant l’autre exemplaire original.
