Association: modèle de convocation à l’assemblée générale constitutive

Guide

Il n’y a pas d’obligation de convoquer formellement les membres de l’association pressentis à l’assemblée générale constitutive. Néanmoins, il est utile de le faire lorsque les membres pressentis sont nombreux.

Le modèle proposé ci-contre est particulièrement adapté aux associations d’une taille importante. Il est destiné à permettre une information détaillée et une discussion éclairée avant l’assemblée générale constitutive, afin de faciliter le déroulement de cette dernière.

La convocation peut être adressée par courriel.

Modèle

Objet : _____ (dénomination de l’association) – Invitation à participer à l’assemblée générale constitutive prévue le _____ (date).

Chère Madame, cher Monsieur,

Vous nous avez fait part de votre intérêt pour l’association citée en référence, dont nous envisageons la constitution.

Nous vous en remercions et nous vous invitons à participer à l’assemblée générale constitutive de cette association, qui aura lieu le _____ (date) à _____ heures, à _____ (lieu).

L’assemblée délibérera sur l’ordre du jour suivant :

– présentation de l’objet de l’association,

– présentation et discussion de la structure de l’association, de son organisation et de son fonctionnement,

– constitution de l’association,

– présentation, discussion et adoption de ses statuts,

– nomination des membres de l’organe de direction,

– pouvoirs à conférer en vue des formalités de déclaration et de publication.

Par ailleurs, nous vous précisons que les membres de l’organe de direction qui auront été nommés par l’assemblée générale se réuniront à l’issue de l’assemblée, afin notamment de procéder à la nomination des membres du bureau, d’adopter un règlement intérieur et de fixer le montant des cotisations.

Pour votre parfaite information, nous vous prions de trouver ci-joint :

– une présentation de la structure juridique proposée pour l’association,

– le texte des résolutions proposées à l’assemblée générale,

– le projet de statuts,

– le projet de règlement intérieur.

Afin de faciliter la tenue de l’assemblée générale et de la réunion de l’organe de direction, nous vous invitons à nous faire connaître dès que possible, idéalement avant le _____ (date) :

– les commentaires que les documents précités pourraient vous inspirer,

– votre intention, le cas échéant, de vous porter candidat à tout mandat, en précisant le ou les mandats visés (administrateur, président, secrétaire, trésorier).

Enfin, si vous représentez une société ou une autre personne morale, nous attirons votre attention sur la nécessité que le représentant soit dûment habilité conformément aux règles applicables à sa structure. En particulier, dans l’hypothèse où le représentant ne serait pas un représentant légal de la personne morale, il serait nécessaire qu’il puisse se prévaloir d’un pouvoir spécial, dont nous proposons un modèle ci-joint, ou d’une délégation de pouvoirs valable.

Nous vous prions d’agréer, chère Madame, cher Monsieur, nos salutations distinguées.